Aproveche el verano para optimizar sus herramientas de trabajo

Octubre 2017



La disminución de la actividad laboral en verano es una oportunidad para trabajar mejor. Es el momento de programar algunos campos de trabajo para reposar serenamente las bases de su organización, hacer la selección, reflexionar sobre su eficacia y sobre las herramientas que hacen ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Este artículo es una pequeña guía para aprovechar al máximo el verano y reaperturar con buen piel trabajo.


Organizar emails y contactos

Tamizar


Antes de guardar los mensajes importantes, purgue su buzón de mensajes recibidos y mensajes enviados que sean inútiles:
  • Cartas de información obsoletas.
  • Intercambios de mensajes cotidianos sin importancia.
  • Alertas pasadas...

Su buzón de correo, cualquiera que sea, le permite agrupar los elementos por remitentes, destinatarios, por fecha y palabras claves.
  • Identifique a los remitentes de contenidos inútiles.
  • Haga el inventario de sus documentos y proyectos terminados.
  • Clasifique.
  • Elimine.
  • Dese de alta de todos los newsletters (boletines informativos) y alertas que ya no lee.

Organizar


Después de haber analizado su emails para suprimir los mensajes inútiles, usted tendrá una visión más clara de los nuevos documentos que le serían útiles:
  • Clasifique los emails restantes en documentos de archivo.
  • Cree reglas automáticas con el fin de clasificar automáticamente los emails entrantes.
  • Modifique si es preciso sus reglas existentes.


Es inútil procurar clasificar todo a priori y luego eliminar uno por uno los mensajes inclasificables de su buzón de correo que aparecen constantemente. Su objetivo debe ser ganar tiempo. Utilizar de manera correcta la función de búsqueda es más productivo que desperdiciar tiempo cada día clasificando emails.

Actualizar los contactos

  • Actualice su agenda de direcciones.
  • Clasifique en una carpeta específica a las personas con las que ya no está en contacto.
  • Interésese por la lista de sus contactos activos, complete y actualice sus fichas. Si es necesario: verifique las firmas automáticas cuyas informaciones cambiaron a veces sin que nos percatemos.

Archivar


Los mensajes electrónicos y los documentos anexos ocupan mucho espacio en la memoria y disminuyen el rendimiento de su ordenador. Sin embargo, guardar los archivos importantes es indispensable. Los programas de mensajería, como Outlook o Mail, ofrecen una función de guardado automático que comprime los datos.

También puede administrar manualmente sus documentos, moviéndolos desde su bandeja de entrada hacia las carpetas que haya creado. Luego, guarde un duplicado de este archivo, en el ordenador o un disco duro externo o en un CD o en USB, etc.

Optimizar sus herramientas de vigilancia

Feeds RSS

  • Si tiene la costumbre de utilizar los feeds RSS para seguir la actualidad de los sitios web de información y blogs que le interesan, es el momento de revisarlos:
    • Suprima los feeds que ya no le interesan, aquellos que ya no lee regularmente.
    • Reorganice sus temas de clasificación.
    • Tómese un tiempo para recorrer los blogrolls y las listas de enlaces web para enriquecer su base de información.
  • Si todavía no utiliza los feeds, es el momento de empezar a utilizarlos. Los feeds RSS le permiten permanecer en el mismo lugar, sin tener que enlazarse a otra página, y leer las últimas noticias publicadas en sus sitios web preferidos.
    • Para comenzar, elija el feed que más le conviene.
      • Google Reader le permite estar al día de tus sitios web preferidos y es tan fácil de usar como consultar el correo. Google Reader visita constantemente sus Google alertas, sus sitios web y blogs preferidos en busca de contenido nuevo.
      • Netvibes, pionero, es muy fácil de utilizar y también le permite compartir su universo.
      • Otras aplicaciones gratuitas, como BlogLines, FeedAgent, FeedDemon, FeedReader son también simples y ergonómicos.
    • Luego de instalar la aplicación, ingrese a sus sitios web preferidos, importe los feeds, organícelos a su gusto. Haciendo esto ahorrará tiempo precioso en el acceso a la información.

Favoritos y bookmarks


¿Sus favoritos están correctamente clasificados? Es muy probable que tenga numerosas direcciones web en la carpeta favoritos por no tener tiempo de optimizar su clasificación.

Es el momento de depurar esta carpeta:
  • Suprima los que no tienen una necesidad puntual o ya no sirven.
  • Cree nuevas carpetas.
  • Añada los sitios web que más usa a la barra de navegación. Se puede ahorrar tiempo si se navega con inteligencia usando atajos a los sitios web.


¿Ha usado los servicios de los marcadores sociales? Gracias a ellos, sus sitios web favoritos se vuelven consultables desde cualquier ordenador, y lo puede compartir con sus colaboradores y amigos. Es la solución ideal para organizar la supervisión colectiva sobre los temas y los servicios que conciernen a la actividad de la empresa, incluso compartir con sus colegas las direcciones personales más útiles.

Aproveche el verano para revisar y clasificar su correo o para concebir su cuenta y su orden de clasificación. Entre los servicios existentes, Diigo, Delicious y Digg están entre los más populares.

Limpiar su ordenador

Guardar la información en soportes externos


Seguramente no utiliza con frecuencia todos los archivos y documentos presentes en su disco duro. Piense en todos los archivos, especialmente los contenidos multimedia (fotos, vídeo), muy pesados que usted puede grabar en un soporte externo y que siempre podrá consultar. Al guardarlos en un soporte externo ganará mucho espacio en su disco duro.

Es el momento de revisar sus documentos, de reorganizar sus archivos, de eliminar los archivos no usados e inútiles, filtrar y archivar documentos, y hacer atajos en la barras de herramientas que le permitirán un acceso rápido a los documentos utilizados con más frecuencia.

Actualizar sus programas y efectuar todas las actualizaciones del sistema


Las últimas versiones tienen mejor rendimiento y son más compatibles entre ellas. Ganará tiempo precioso luego de instalarlas. Ya no perderá tiempo haciendo una actualización para consultar un archivo cuando se requiera abrirlo con urgencia. Se recomienda que programe esta tarea cada cierto tiempo porque las actualizaciones muy regulares son indispensables para los programas de seguridad y los antivirus.

Liberar manualmente espacio del disco duro

  • Comience por vaciar los rastros de su navegación web, cookies, historial web y archivos temporales.
  • Vaya a la carpeta de descargas en su ordenador donde se descargan archivos de la web para salvaguardar y clasificar los que le servirán y para suprimir los otros.
  • En su PC también puede vaciar la carpeta temporal (C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Temp).
  • Luego revise los programas instalados en su ordenador. Desinstale los programas que no haya usado el año pasado y si puede reinstalarlos fácilmente cuando los vuelva a necesitar. Estos programas no usados disminuyen el rendimiento de su ordenador y ocupan espacio innecesario.
  • Finalmente, vacíe su papelera de reciclaje.

Liberar espacio gracias a programas de optimización


Existen para las PC numerosos programas gratuitos que permiten automatizar estas tareas, incluso hacerlos trabajar más detalladamente.
  • Ccleaner y Glary Utilities son fáciles de usar.
  • Disk Defrag también permite desfragmentar el disco duro y está dirigido a usuarios más experimentados.
  • Para Mac, menos sujeto a la pérdida de rendimiento, podemos recomendar a Onyx, que permite automatizar las tareas de supresión de los archivos inútiles.

Limpiar también el exterior de sus dispositivos


Los ordenadores son nidos de polvo y gérmenes. Si se ensucian pueden disminuir su rendimiento. Por lo tanto hay que limpiar los ordenadores con frecuencia para evitar un daño en los componentes minúsculos y frágiles.
  • Limpie el polvo del teclado.
  • Pase luego la aspiradora o sople con una bomba especial para quitar el polvo o pelusa.
  • Termine la limpieza del teclado y de la pantalla con una toallita o un trapo húmedo.
  • Si utiliza un ordenador de escritorio, puede abrirlo con precaución con el fin de aspirar o de soplar los polvos que se encuentran en el interior, especialmente a nivel del ventilador. Hacer esto puede limitar el sobrecalentamiento y prolongar la vida útil de su ordenador.
  • Si tiene un ratón mecánico y no óptico, desármelo para quitar la suciedad del interior. Esto puede aumentar su comodidad de trabajo.




El artículo original fue publicado por CommentCaMarche.
Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 12 de agosto de 2011 a las 19:44 por Carlos-vialfa.
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