Herramientas de teletrabajo

Noviembre 2016


Actualmente, trabajar a distancia es posible gracias a las herramientas de teletrabajo (herramientas de comunicación y herramientas colaborativas). Estas herramientas permiten al teletrabajador permanecer informado sobre las actividades de la empresa y participar en tiempo real en los proyectos en curso del mismo modo que si trabajase en las instalaciones de la empresa.




Herramientas de comunicación

Numerosas herramientas existen para transmitir información, instrucciones o archivos entre colaboradores.


Correos electrónicos: utilizados por todos los profesionales para la transmisión de documentos, especialmente para la transferencia de archivos adjuntos. Por ejemplo: Outlook, Thunderbird.

Mensajería instantánea: para escribir y recibir en tiempo real instrucciones cortas y precisas, comunicar rápidamente el avance del trabajo y permanecer en contacto permanente. Si tú y tus colaboradores poseen una cámara web, entonces la videollamada es posible. Por ejemplo: WhatsApp, Skype o Google Hangouts.

Softphones o ToIP: para llamar gratuitamente de PC a PC. Los softphones son programas de telefonía que se tienen que descargar e instalar directamente en el ordenador. Después de la descarga, solo tienes que indicar una dirección de mensajería para realizar la llamada. Algunos softphones tienen otras funciones como envío de archivos, mensajería instantánea y videollamada.
Skype para PC o Yahoo Messenger.

Voz sobre IP: casi todos los proveedores de acceso a Internet ofrecen ahora un servicio de VoIP, para llamar gratuitamente de teléfono fijo a teléfono fijo.

Videoconferencia web: para efectuar reuniones virtuales, sin la necesidad de estar alrededor de una mesa, solo se necesita una conexión a Internet. Sus funcionalidades son: envío de aplicaciones y documentos, navegadores web, presentación y modificación de documentos en línea (especialmente presentaciones Powerpoint), chat, mensajería instantánea, pizarra digital, etc. Por ejemplo: WebEx,

Herramientas de colaboración

Las herramientas colaborativas permiten al teletrabajador participar, seguir en tiempo real el avance de los proyectos y las intervenciones de cada uno, mediante las herramientas de creación y seguimiento.


Las herramientas de trabajo en grupo permiten a varias personas trabajar a la distancia sobre el mismo documento de trabajo. Las modificaciones efectuadas no borran las versiones precedentes, pero, los colaboradores no pueden intervenir al mismo tiempo sobre el mismo documento, tienen que intervenir uno y luego el otro.

La wiki es un sitio web que puede ser modificado libremente por sus usuarios. En la empresa, la wiki es una excelente herramienta para compartir el conocimiento. Fomenta la participación de todos a los proyectos de la empresa, cada usuario puede añadir, editar o corregir las páginas existentes en la wiki, incluso las antiguas versiones siguen siendo accesibles. Por ejemplo: Xwiki, Mediawiki o DokuWiki.

El programa de procesamiento de textos Word posee una herramienta que permite anotar un texto para proponer correcciones, puede también ser una buena herramienta de trabajo colaborativa por los teletrabajadores. Para acceder a esta opción, haz clic en Revisar y, en el cuadro de Seguimiento, elige un Panel de revisiones. Haz la modificación y, luego, haz clic en la entrada, la modificación se exhibe en forma de folleto coloreado a la izquierda o en la parte inferior del texto. También puedes colocar el cursor en el lugar deseado, hacer clic en Nuevo comentario y escribir en el espacio que aparece.

Los foros son otra herramienta de teletrabajo. Los teletrabajadores pueden encontrar a sus colaboradores en esta plataforma de intercambio para compartir sus ideas, intercambiar sus puntos de vista, por ejemplo sobre el estado de avance de un proyecto.

Algunos sitios web permiten crear un foro de forma gratuita: Foroactivo.com, Creatuforo.com o My-forum.org.

Las herramientas de acceso a la información permiten a los teletrabajadores acceder rápidamente a todos los documentos y a la información ya existentes en la empresa.

Además de ser un espacio de intercambio de ideas y de trabajo en grupo, una wiki es un espacio de almacenamiento y un espacio para compartir información. Una wiki permite la libre circulación de la información entre todos los colaboradores de la empresa. Puede reagrupar los calendarios de proyectos, los balances de las reuniones, archivos y documentos de trabajo, descripción de los productos y servicios existentes.

Con la la libreta de direcciones compartida es posible agrupar los contactos de cada miembro de la empresa.

Las herramientas de coordinación de gestión de tareas facilitan el seguimiento de los proyectos y permiten organizar las interacciones entre contribuidores, teletrabajadores y personas encargadas de la validación. Una vez distribuido el trabajo, los flujos de trabajo (workflow) se encargan de crear automáticamente las agendas, administrar el almacenamiento de los documentos, seguir la buena ejecución de los documentos y lanzar alertas si los documentos no son devueltos a tiempo. Por ejemplo: WorkflowGen, W4, Workflow.com o Wfmc.

La agenda compartida permite a los teletrabajadores de su empresa acceder en línea a la agenda de cada uno. La agenda compartida es actualizada en tiempo real y cada uno puede así organizar su tiempo de trabajo en función de la planificación de sus colaboradores para mayor eficacia.

Plataformas de teletrabajo

Las plataformas de teletrabajo para empresas cuentan con varias de las herramientas citadas anteriormente. La utilización de estas plataformas es de pago.

El 'microblogging'

Existen servicios de comunicación llamados microblogging del tipo Twitter totalmente reservado para un uso privado. Las empresas son las principales interesadas en estos servicios por el momento gratuitos. Se instalan muy rápidamente en cada PC y permiten enviar mini mensajes accesibles únicamente a las personas que son miembros del grupo. Uno de los más conocidos es Yammer.

Consulta también :
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