Almacenamiento interno y externo de documentos

Noviembre 2016



Almacenar y compartir los documentos en la empresa es una verdadera tarea. Se trata de hacer accesible a todos a la vez, los documentos de la empresa útiles para el trabajo, pero también de archivar los documentos que podrían servir de pruebas jurídicas. En efecto, si la tecnología ha permitido simplificar los intercambios de documentos, las disposiciones de conservación legal de los documentos para las empresas no han cambiado.


Digitalizar sus documentos


Numerosos prestadores de servicios ofrecen digitalizar sus documentos que están en papel con el objetivo de poder conservarlos en buen estado por mucho tiempo. Esta solución también tiene la ventaja de hacer un ahorro de espacio importante.

Varias técnicas de adquisición de documentos existen pero todas necesitan hacer uso del escáner.

La diferencia importante se hace en la clasificación de los documentos digitalizados. Se trata de de ser capaz de encontrar fácilmente cada documento producido por la empresa. Existen dos grandes tipos de clasificación de los documentos:



- La indización por tipo:

Se trata de clasificar cada documento gracias a un sistema de metadatos. Se atribuye a cada documento un autor, un tipo, una fuente, una fecha con el fin de que pueda ser encontrado fácilmente en un motor de búsqueda.


- La indización por palabras claves:

Se trata de censar los términos que aparecen con más frecuencia en el documento en cuestión. También podemos atribuir a cada documento una lista de palabras que lo describe y que permitirá encontrarlo posteriormente.

La digitalización permite guardar en perfecto estado los documentos importantes para la empresa, que podrían servir para en el marco de acciones legales.

Intercambiar los documentos


Digitalizar sus documentos para archivarlos ya es un progreso, pero los es todavía más interesante poder intercambiarlos entre miembros de la empresa y con los socios exteriores. En término de seguridad y de accesibilidad, es importante elegir bien la manera de almacenar sus documentos.


- Almacenamiento interno:

Esta solución es interesante si no se tiene una cantidad muy importante de documentos que hay que almacenar y compartir. Se trata de instalar dentro de la empresa un servidor en donde serán almacenados los documentos que se desea compartir. Este servidor puede ser accesible desde el exterior de la empresa gracias al Internet. Es conveniente asegurar este espacio de almacenamiento con el fin de que solo las personas habilitadas puedan tener acceso. Se puede contemplar un sistema de contraseña o de certificado de autenticidad por ejemplo. También es indispensable un buen corta fuego.

- Almacenamiento en un prestador de servicios:

Ciertas empresas son especializadas en el almacenamiento y el compartimiento de documentos. Estas empresas ponen a disposición de sus clientes de espacio de almacenamiento así como servicios, especialmente de seguridad. Su principal ventaja es la de certificar la autenticidad de los documentos. Permiten especialmente el Timestamp (ecuencia de caracteres, que denotan la hora y fecha), la firma electrónica de los documentos así como su trazabilidad. Estas soluciones son especialmente eficaces en el caso de intercambios de contratos firmados electrónicamente porque los documentos están protegidos y su autenticidad garantizada.

Archivo legal


Las empresas deben cumplir el almacenamiento reglamentario de ciertos documentos. Los documentos digitalizados no escapan de esta regla. Durante un litigio, sólo el juez es habilitado para declarar un documento auténtico. Para eso, se basa en las precauciones tomadas en término de seguridad y de autentificación del poseedor de los documentos. Las nuevas tecnologías aportan en este dominio muchas innovaciones.


- Dentro de la empresa

Existen varias soluciones para conservar, dentro de la empresa, la información que debe estar disponible en caso de control fiscal o de litigios. Del mismo modo que para los documentos de papel, no existen soluciones fiables al 100 %. Sin embargo, se puede poner en ejecución ciertas buenas prácticas: certificados que autentifican el autor, el Timestamp, especialmente gracias a las firmas electrónicas.

Legalmente, hay que ser capaz de garantizar la autenticidad del documento así como su perennidad. Para eso, existen varias herramientas como: los discos ópticos no reinscribibles (CD o DVD Worm por ejemplo) o incluso los discos magnéticos. En cuanto a la perennidad, es deber de la empresa de asegurarse la buena conservación de sus documentos. Para lograr esto se puede hacer varias copias que se verificarán periódicamente.


- Gracias a un prestador de servicios

Se puede acudir a un archivador externo que se encargará de la autentificación y la conservación de los documentos importantes de la empresa. La empresa debe escoger bien a su prestador de servicios.


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