Uso de Dropbox en la empresa

Noviembre 2016

Tiene colaboradores que trabajan fuera de la oficina y necesitan acceder a sus documentos desde diferentes dispositivos y plataformas? Dropbox es sin duda lo que necesita! Si bien este servicio es conocido por permitir almacenar documentos en linea, sus colaboradores podrán sacar provecho de las múltiples herramientas que ofrece este servicio. Comunicación con sus colaboradores, con los clientes y proveedores, e incluso alojamiento de un pequeño sitio web o utilizarlo como un servicio de backup, con Dropbox podemos hacer casi todo! Dropbox al ser un servicio en la nube permite acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento!

¿Qué es Dropbox?


Dropbox es un servicio que permite almacenar archivos en linea, previa creación de una cuenta en la página de Dropbox. Este servicio le permite almacenar archivos de cualquier formato hasta 2 GB gratuitamente. Para poder disponer de más espacio, deberá contar con una cuenta Premium: 9,99 $ por mes por 50 GB ó 19,99$ por 100 GB. Pero la verdadera ventaja del servicio, es la posibilidad que ofrece la aplicación Dropbox de sincronizar todos los documentos almacenados en linea con diversos dispositivos (netbook, tablet, PC o smartphone). Dropbox es compatible con Windows, Ubuntu, Mac, iOS, Blackberry y Android). Para poder almacenar y sincronizar archivos en linea o compartirlos con otros ordenadores, solo hay que guardar los archivos en la carpeta Dropbox creada por la aplicacion. Los archivos son sincronizados automáticamente en los servidores de Dropbox y en los dispositivos que tengan instalada la aplicación Dropbox.

Compartir archivos con sus colaboradores


Los servicios ofrecidos por Dropbox son muy adaptados al trabajo con colaboradores que operan fuera de la oficina. Estos podrán subir documentos a la nube, compartirlos y sincronizarlos desde su móvil, tablet o PC. Sin embargo, debe tener mucho cuidado si desea colaborar en un mismo documento ya que puede perderse al realizarse las sincronizaciones si existen documentos con nombres similares. De todos modos, podrá acceder a todas las versiones del documento editado durante 30 días, en la versión gratuita. En el caso de que elimine un documento por error, podrá recuperarlo fácilmente, por medio de una función de restauración.

Para que pueda coeditar documentos y compartirlos con sus colaboradores, deberá invitarlos a compartir los documentos, para que puedan acceder a estos. Los documentos compartidos en el espacio privado Dropbox son cifrados, para garantizar la privacidad y la seguridad de estos.

Ademas Dropbox permite una comunicación con sus clientes y proveedores, ya que es posible asignar un enlace a los documentos subidos a la nube.

Realizar un backup


Si bien Dropbox es un servicio diseñado para compartir e intercambiar documentos, también puede ser utilizado para realizar copias de seguridad de documentos importantes. Tan solo habrá que indicar en qué carpeta se encuentran los documentos que desea respaldar (Mis documentos, por ejemplo). Luego podrá sincronizar los documentos que ha respaldado en Dropbox con cualquier dispositivo (iPhone, iPad, Galaxy Tab, PC, etc) que tenga instalado la aplicación Dropbox.

Por lo tanto, si desea hacer copias de seguridad de menos de 2 GB, Dropbox es una excelente alternativa gratuita.

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