Trabajo Colaborativo con Sharepoint

Noviembre 2016


Entre las muchas plataformas de colaboración disponibles, Sharepoint se impone poco a poco en el mundo de los negocios. Por otro lado, los desarrolladores de software no dudan un instante en resaltar su compatibilidad con la herramienta de Microsoft.

¿Qué es Sharepoint ?


Sharepoint es una herramienta de trabajo colaborativo desarrollada por Microsoft y destinada a un servidor. Esta herramienta está compuesta por una serie de programas disponibles en un portal de internet.
Sharepoint es principalmente utilizado para la gestión de contenido, la gestión electrónica de documentos, la mensajería y por su capacidad para administrar estadísticas para la toma de decisiones. En este sentido. Sharepoint se convierte en una verdadera plataforma de trabajo colaborativo accesible a todos los colaboradores de una empresa.

¿Para qué necesidades es utilizado?


El despliegue de Sharepoint en el servidor de la empresa debe integrarse en un proyecto real de gestión de recursos de la empresa. Por lo tanto, para determinar las necesidades de la empresa, puede resultar interesante examinar los puntos mencionados más abajo.

Organizar los recursos digitales


Utilizar un portal tal como Sharepoint permite clasificar los diferentes recursos utilizados en la empresa.
Al clasificar los diferentes recursos por tipo, Sharepoint permite además crear un árbol de directorios. Al clasificar los recursos de la empresa, la plataforma permite a los usuarios un acceso más fácil a los diferentes documentos.

Administrar los permisos de acceso a algunos documentos


Al ofrecer una estructura por espacio de trabajo, Sharepoint permite administrar el acceso a ciertos recursos a un número limitado de usuarios. Estos espacios de trabajo pueden corresponder, por ejemplo, a la misma división de servicios o departamentos que existen en la empresa. De aquí que sea posible crear un espacio de trabajo para el servicio comercial, otro para el servicio de marketing, etc.

Ayudar en la toma de decisiones


Este es uno de los principales atractivos de Sharepoint, ya que permite sintetizar los documentos y generar estadísticas a partir de documentos o programas exteriores implementados. Estas estadísticas tienen desde luego la intención de ayudar a los responsables a ajustar las políticas comerciales y de forma más global disponer de indicadores confiables durante la toma de decisiones. Por ejemplo podemos, implementando un programa CRM compatible, efectuar proyecciones a partir de los elementos existentes.

Intercambio de información con los clientes


En algunos casos, Sharepoint permite también intercambiar datos con los clientes o los proveedores de la empresa. Al permitir a los clientes acceder o colocar recursos, Sharepoint aumentar la productividad y permite acelerar ciertos procedimientos, con los proveedores por ejemplo (pedidos, cuadernos de especificaciones técnicas, etc.).

Permite a los colaboradores trabajar de manera remota


Esta también es otra de las ventajas que ofrece Sharepoint, al igual que [ Google Docs], permite a los usuarios trabajar de manera remota los documentos de la empresa con la posibilidad de cargar o editar documentos.
L a plataforma resulta realmente interesante cuando se utiliza en una empresa multi-sites, ya que permite a cada usuario compartir y editar los documentos en el interior de la empresa. Por lo tanto, Sharepoint permite aumentar la productividad, ahorrar en costes de transporte, etc.

Difundir la información a todos sus colaboradores


Sharepoint es también un excelente medio de organización a gran escala ya que permite crear verdaderos puentes entre los colaboradores.

Pre-requisitos para la instalación


Disponer de un servidor que soporte Sharepoint.
Tener colaboradores que acepten el trabajo colaborativo.
Contar con el efectivo suficiente para amortizar el coste de compra, del despliegue y del mantenimiento del programa.
Con el fin de ganar la máxima productividad, asegúrese que los programas específicos utilizados en la empresa (programas CRM, por ejemplo) sean compatibles con Sharepoint.


Consulta también :
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