La libreta de direcciones compartida

Noviembre 2016



La libreta de direcciones compartida es una herramienta de trabajo colaborativo. Esta permite compartir la información que posee cada uno de los miembros de la empresa. El poder compartir los contactos permite ganar en eficiencia.



¿Por qué compartir la libreta de direcciones?


¿Sus colaboradores le solicitan regularmente información (direcciones, números de teléfono, etc.) acerca de clientes y proveedores de su empresa, y esta información esta almacenada en su libreta de direcciones privada? Si es así, puede compartir su libreta de direcciones para dar un acceso directo a esta información.

Tiene la opción de elegir que información compartir (contactos, correo electrónico, números de teléfono, etc.) y que información mantenerla privada.

El hecho de compartir la libreta de direcciones en la empresa, permite también ahorrar tiempo en la búsqueda de contactos. Puede que uno de sus colaboradores tenga un buen contacto con un proveedor o un cliente, en este caso su empresa gana en eficiencia cuando la información circula libremente.

Cómo funciona la libreta de direcciones compartida


Si utiliza una herramienta colaborativa como GroupWare o Open Xchange, cada usuario deberá identificarse para acceder a la libreta de direcciones compartida. Como administrador de la libreta, usted administra las cuentas de los usuarios, dando los permisos a cada usuario: solo lectura, posibilidad de agregar o eliminar contactos.

En la pagina de inicio, cada usuario posee una entrada con su propia libreta de direcciones, accesible a todos, que puede modificar. Como administrador, tiene la posibilidad de agregar o eliminar entradas en la libreta de direcciones compartida.

Para ahorrar tiempo en la creación de la libreta de direcciones compartida, es posible importar una libreta de direcciones ya existente.

Un motor de búsqueda le permite encontrar rápidamente un contacto. La búsqueda se hace por usuario de la libreta de direcciones, por nombre, teléfono o email de la persona o empresa buscada.

A esta libreta de direcciones le es asociado un sistema de mensajeria, con posibilidad de envío de mensajes en grupo.

Verificar la compatibilidad


Si algunos de sus colaboradores utilizan Thunderbird y otros Outlook, no podrá compartir sus contactos a causa de incompatibilidad, en este caso utilice un Groupware.

Verifique también la compatibilidad de las soluciones con su PDA, smartphone.

Compartir la libreta de direcciones en Outlook

  • Compartir la carpeta

Cree una nueva carpeta “contactos compartidos” en sus carpetas publicas de Outlook
Haga clic derecho sobre la carpeta “contactos compartidos” / Propiedades / pestaña “Permiso de acceso”, seleccione a las personas con quien desea compartir su libreta de direcciones / Aplicar.
  • Copiar su libreta de direcciones privada en la carpeta publica “contactos compartidos”

Agregue las direcciones que desea compartir en la carpeta “contactos compartidos”
  • Modificar los permisos de acceso a la carpeta “contactos compartidos”

Haga clic derecho en “contactos compartidos” / propiedades /
pestaña “libreta de direcciones Outlook” / marcar la opción “Mostrar esta carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico” / Aplicar.
pestaña “Permiso de acceso” / elegir los niveles de permiso según los usuarios / Aplicar.

Con este método, solo serán visibles los contactos presentes en la carpeta Contactos compartidos. Los contactos serán accesibles según la identidad abierta en Outlook.

Si necesita una información mas completa, escriba “compartir” en la sección ayuda de su libreta de direcciones.

Compartir su libreta de direcciones con un programa colaborativo


Los programas colaborativos o groupware permiten a sus colaboradores, así no se encuentran en un mismo lugar, trabajar con las mismas aplicaciones desde su propio ordenador, conectado a Internet.

Para mayor información acerca de las herramientas de trabajo colaborativo, consulte el articulo Groupware

Podemos encontrar en el mercado diversas soluciones “groupware”:

Estas soluciones groupware no ofrecen únicamente una herramienta de libreta de direcciones compartida. Los programas colaborativos le permiten gestionar sus contactos, y también sus reuniones, tareas, proyectos y equipos. Estos programas son utilizados con la idea de compartir información, ser reactivos y aumentar la eficiencia dentro de la empresa.

Puede consultar también las otras herramientas de trabajo colaborativo en la empresa:

Consulta también :
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