Cómo usar una wiki en la empresa

Noviembre 2016


La wiki es una herramienta de trabajo colaborativo. Es un sitio web que puede ser modificado por sus usuarios de una manera sencilla y que permite que la información fluya libremente dentro de la empresa. Wikipedia, la enciclopedia en línea, es un ejemplo de una wiki exitosa en Internet.

Cómo utilizar una wiki en la empresa

El origen de la palabra wiki se encuentra en la palabra wikiwiki que en hawaiano significa rápido. En una wiki la publicación de la información es realizada instantáneamente, la creación de artículos o su edición no es releída ni necesita ser aprobada por un moderador antes de ser puesta en línea.

Entre las principales ventajas de la wiki están: su flexibilidad, la facilidad con la que puede ser usada y su bajo costo. En la empresa, una wiki es una excelente herramienta para compartir el conocimiento, fomentar la participación de todos en los proyectos de la empresa, en la que cada usuario puede añadir, editar o corregir las páginas existentes. Además, las antiguas versiones siguen siendo accesibles.

El empleo de una wiki en la empresa

En la empresa, la wiki facilita la creación de contenido de forma colaborativa y permite compartir la información de una manera estructurada.

La wiki como espacio de creación de ideas: intercambio y discusión sobre nuevas ideas y nuevos proyectos, organización de eventos y elaboración de documentos de trabajo.

La wiki como espacio de almacenamiento y para compartir información accesible a todos: calendario de proyectos, balance de reuniones, compartir archivos y documentos de trabajo y descripción de productos y servicios.

Las ventajas de la wiki

Las wikis son fáciles de instalar, y aprender a utilizarlas es rápido. Todos trabajan sobre un mismo documento. Esto evita el envío y reenvío por correo de archivos y permite almacenar el contenido sobre un soporte común a todos, que puede ser corregido y reorganizado por todos.

También cuenta con un historial de las modificaciones que permite consultar las versiones precedentes de los documentos modificados, un motor de búsqueda integrado para que sus colaboradores ganan eficacia y no pierdan tiempo en la búsqueda de información.

Además, después de una ausencia prolongada, serás informado de los principales cambios y avances hechos en el proyecto. Contrariamente a los blogs o comentarios que tienen tendencia a acumularse sin tener una verdadera estructura, la wiki es estructurada y actualizada regularmente y la información obsoleta es eliminada.

La wiki permite reunir virtualmente, en un proyecto en común, a colaboradores que trabajan a distancia o vía teletrabajo.

Atención: para que la wiki sea una herramienta eficaz y útil en la empresa, su empleo requiere de organización, autodisciplina y sobre todo de la participación de todos. Cada usuario debe consultar regularmente la wiki para conocer el avance de los proyectos y debe enriquecerlo para ser partícipe al igual que sus colaboradores.

Cómo funcionan las wikis

Interfaz. La interfaz de las wikis es muy intuitiva. En la página de inicio se encuentran agrupados todos los temas tratados y se puede ver el flujo de actualidad de la wiki y las últimas modificaciones realizadas.

Editor. Las páginas son creadas y modificadas mediante un editor de texto. Como en un programa de tipo Word, es posible darle formato al texto (negrita, cursiva, subrayado, tamaño y elección de la fuente). También existe la posibilidad de añadir imágenes, tablas, listas, enlaces a otras páginas de la wiki. Antes de poner en línea la página es posible previsualizarla.

Historial. Cada vez que una página es creada o modificada, es clasificada en el historial con la fecha y el nombre del autor.

Permisos. Algunas wikis tienen un sistema de gestión de permisos de acceso, que permite definir qué personas tendrán acceso a determinadas páginas y lo que tienen permitido hacer (editar, comentar, leer).

Búsqueda. Un motor de búsqueda ayuda a encontrar rápidamente la información, una página o una modificación. La selección se hace por fecha de creación, por autor, por título y por fecha de modificación.

Optimizar el funcionamiento de la wiki en la empresa

Formación. Es indispensable formar a los futuros usuarios y hablar del interés de la wiki, para motivar a los colaboradores a que adopten esta herramienta de trabajo.

Lanzamiento. Después de su instalación, hay que preparar el lanzamiento de la wiki, añadir contenido, hacer un llamado para que contribuyan en la elaboración del contenido y estructurar la wiki por categorías.

Animación. Animar constantemente la wiki, para fomentar la participación de los colaboradores, moderar las páginas y las modificaciones realizadas.

Gestión del contenido. Estructurar bien el contenido de la wiki para evitar que se produzca un crecimiento desordenado. Reorganizar regularmente el contenido creando nuevas categorías, clasificando, fusionado o eliminando páginas o categorías obsoletas.

El lugar de la wiki en la estrategia de la empresa

Salvo en casos particulares, de preferencia únicamente utiliza tu wiki internamente. Efectivamente, si haces de tu wiki tu vitrina, cualquiera podrá modificar el contenido a su voluntad y correrás el riesgo de ser victima de actos de vandalismo (de posibles clientes descontentos, competidores desleales, etc.) que podrían perjudicar la imagen de tu empresa.

Por lo tanto será mejor que utilices la wiki como un medio de comunicación y trabajo con tus colaboradores, internamente y utiliza un blog, en el que tendrás total control del contenido, para presentar tu empresa al mundo entero.

Consulta también :
El documento «Cómo usar una wiki en la empresa» de CCM (es.ccm.net) se encuentra disponible bajo una licencia Creative Commons. Puedes copiarlo o modificarlo siempre y cuando respetes las condiciones de dicha licencia y des crédito a CCM.