Trabajo colaborativo en la empresa: Alternativas a Google Apps

Mayo 2017


Con los servicios en línea, las empresas de todos los tamaños pueden sacar provecho de herramientas colaborativas para sus trabajadores. El compartir los documentos de trabajo, agendas y proyectos ofrecen a las pequeñas y medianas empresas el mismo ahorro de tiempo y aumento de eficacia que a las grandes empresas.

Existen alternativas a Google Apps para el trabajo colaborativo.

Trabajo colaborativo: Objetivos de la empresa

Las herramientas de trabajo colaborativo permiten responder a necesidades de desplazamiento y movilidad de los trabajadores. Pero también proponen un acceso facilitado a los datos y a las informaciones, una copia de seguridad y una sincronización regular.


Numerosas soluciones proponen este tipo de servicio a las empresas. Algunas son accesibles en línea de modo gratuito, otras son de pago y son dedicadas a la empresa únicamente o proponen servicios ampliados.

Con un abanico de herramientas colaborativas en línea (documentos de trabajo compartidos, correos electrónicos, suites ofimáticas, etc.), Google Apps propone una solución que puede seducir a las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, varios puntos pueden alertar a los a la hora de tomar una decisión, como por ejemplo: los datos solo tienen un mínimo de protección por defecto (conexión con una contraseña); a menos de optar por una solución personalizada o una versión más costosa de Google Apps for Business, no existe la posibilidad de realizar una copia de seguridad de los datos; en caso de inaccesibilidad a los servidores de Google o de pérdida de conexión, los documentos compartidos no pueden ser utilizados por los trabajadores; las modificaciones aportadas por Google a sus herramientas obligaría a una capacitación de los trabajadores y provocaría una pérdida de eficacia; los datos no son alojados en servidores que pertenecen a la empresa. En caso de pérdida o en caso de robo de datos, esto puede resultar muy costoso para la empresa.

Cómo escoger una solución alternativa de trabajo colaborativo

Antes de elegir una solución de trabajo colaborativo, varias preguntas pueden plantearse para la empresa: ¿Cuál solución cubre mejor las necesidades de los trabajadores y la empresa? ¿En qué medida garantiza la seguridad y el almacenamiento de los datos? ¿Los trabajadores se hallan en situación de trabajar sin conexión en internet o con una conexión limitada?


La elección de la empresa por una solución u otra pasa por varios criterios, como: el presupuesto representado para el uso y el mantenimiento, las capacidades en términos de volumen y de accesibilidad de la solución y las diversas herramientas colaborativas que propone.

Varias herramientas son susceptibles de interesar a los trabajadores en el marco del trabajo colaborativo o aportar un valor añadido a sus tareas diarias, como: una agenda común, archivos (suite ofimática o datos), sincronización de los documentos, mensajería instantánea o videoconferencia.

Soluciones de trabajo colaborativo alternativas a Google

Los servicios gratuitos

Existen varios servicios colaborativos gratuitos, que pueden ser personalizados a la medida de las necesidades de la empresa. Ciertos servicios son también propuestos en una versión profesional, especialmente con garantías de seguridad adicional y un espacio de almacenamiento mayor.


Almacenamiento: DropBox, iCloud, Box, Wuala, OneDrive...
Videoconferencia: Anymeeting, Join.me...
Compartir agenda: iCloud...


Inconvenientes para la empresa: falta de seguridad de los datos, tamaño de espacio de almacenamiento limitado y la necesidad de los trabajadores de adaptarse a herramientas diferentes para cada tarea.

Soluciones unificadas colaborativas

Se trata de soluciones "todo en uno", como Google Apps. Este tipo de solución es propuesto por Office 365 por ejemplo. En el caso de la suite ofimática de Microsoft, varias herramientas son reagrupadas en la oferta propuesta a las empresas: Exchange, OneDrive, Yammer, SharePoint, etc.


La empresa también puede optar por una solución Software como Servicio (del inglés: Software as a Service, SaaS). Las aplicaciones del modelo SaaS sobrepasan a menudo las herramientas colaborativas para proponer también a la empresa una gestión de su base de datos, sus relaciones con los clientes o incluso sus recursos humanos.

Las soluciones privadas dedicadas a la empresa

La empresa misma también puede escoger crear su propia nube, alojando sus datos o en sus instalaciones o en un servidor. Un acceso puede ser compartido a los trabajadores.


Se trata de una solución más costosa para la empresa, que también exige un conocimiento informático más especializado.

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Foto: Fotolia.com

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Artículo original escrito por . Traducido por Carlos-vialfa. Última actualización: 16 de diciembre de 2014 a las 03:18 por Carlos-vialfa.
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