Trabajo colaborativo: iniciarse con Google Apps

Noviembre 2016

Google Apps es una suite de herramientas de productividad en línea que responde particularmente a las exigencias del trabajo colaborativo y móvil.

¿Cuáles son las características de esta solución de pago que reúne las herramientas de productividad de Google? ¿Cómo crear una cuenta Google Apps?

¿Qué es Google Apps?


Google Apps es la suite de herramientas de productividad de Google basada en la Nube que es adaptada a las empresas de diferentes tamaños.

Este servicio conecta las diferentes aplicaciones de Google a un nombre de dominio único (por ejemplo: www.miempresa.com). Permite a un administrador configurar diferentes aspectos relacionados a la utilización de los productos de Google en el seno de una organización (gestión de los accesos y de los derechos de los usuarios).

Es lo que diferencia esta oferta de los servicios relacionados a una cuenta de Google gratuita.

Entre las funcionalidades de Google Apps:
  • Correo electrónico personalizado (usuario@empresa.com)
  • Número de usuarios ilimitado
  • Perfil Google Plus profesional: que puede servir para comunicarse en la empresa (red social privada) o externamente
  • Espacio de almacenamiento Google Drive de 30 GB expansible a 50 o 200 GB
  • Aplicaciones de productividad
  • Herramientas de creación de páginas y de sitios web para la empresa
  • Sistema intranet

Las aplicaciones de productividad de Google Apps

Gmail


La mensajería en línea integra varias funcionalidades Premium, como 30 GB de espacio de almacenamiento (repartido en diferentes aplicaciones), control en modo fuera de conexión, correos electrónicos personalizados (usuario@monentrepriseiempresa.es), etc.

Dispone de un motor de búsqueda por palabras clave eficaz que permite encontrar rápidamente emails y documentos almacenados en Google Drive asociados a una búsqueda.

Gmail integra además un módulo de mensajería instantánea y permite realizar llamadas telefónicas (líneas fijas y móviles) y vídeo por VoIP (vía Google Hangouts).

Google Agenda


Presentado bajo la forma de un calendario colaborativo, esta aplicación permite particularmente: * Planificar reuniones en función del horario de otros usuarios (compartimiento de agendas).
  • Organizar planificaciones de trabajo.
  • Enviar invitaciones para asistir a un evento.
  • Recibir recordatorios de una reunión o un evento que se acerca.
  • Adjuntar archivos y documentos a un evento.

Google Drive y los Google Docs


Google Drive es un espacio de almacenamiento en línea y gestor de documentos. Cada usuario posee su propio espacio de almacenamiento, mediante el cual puede compartir documentos con otros usuarios y acceder a documentos compartidos por otros colaboradores.

Google Drive está conectado a la suite ofimática en línea Google Docs que comprende:
  • La aplicación "texto": para crear documentos enriquecidos con imágenes, cuadros, ecuaciones, dibujos, etc.
  • La aplicación "hojas de cálculo": para seguir proyectos, crear fórmulas, gráficos o incluso cuadros cruzados dinámicos.
  • La aplicación "presentación": permite crear diaporamas e insertar vídeos, animaciones o incluso transiciones dinámicas entre las diapositivas. Las presentaciones directamente pueden ser publicadas en la Web.

Las aplicaciones "formulario" y "dibujo" completan esta oferta de servicio.

Otras herramientas disponibles mediante una cuenta Google Apps


A estas herramientas se añaden todos los servicios conectados de Google (Actualidades, Mapas, etc.).

¿Qué ofrece Google Apps escoger?


Dos ofertas están disponibles:
  • Google Apps for Business (oferta estándar): 4 € por usuario.
  • Google Apps for Business incluye funcionalidades avanzadas de seguridad (archivo de datos importantes para la empresa, recuperación de los datos, búsqueda y exportación de datos a la escala de la empresa). Es propuesta a partir de 8 € al mes por usuario.

Crear una cuenta Google Apps


En la página de inicio de Google Apps for Business, haz clic en "prueba gratuita".

Varias informaciones son solicitadas para inscribirse:
  • El nombre de dominio web de la organización: es pedido precisar la configuración DNS del dominio para validar esta etapa (información disponible en su proveedor de nombre de dominio). Google ofrece sin embargo varios métodos para validar la propiedad de su nombre de dominio. Los métodos más rápidos de validación son la transferencia de un archivo HTML y el añadido de una etiqueta meta a su sitio web (validación en aproximadamente una hora).
  • Nombre de usuario escogido como correo electrónico principal: esta dirección permitirá administrar el dominio para sus usuarios.
  • Un correo electrónico secundario exterior al dominio Google Apps, en caso de pérdida de los identificadores de conexión.

Una vez que la inscripción es validada, el administrador de la cuenta Google Apps es redirigido hacia la consola de administración Google que permite configurar el acceso a los servicios Google para otros usuarios en la organización.

Aplicaciones móviles y clientes Windows


Los servicios de productividad de Google son presentados en aplicaciones móviles. Particularmente:
Google Drive es también propuesto para Windows.

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